Tratamiento Suplidos A Incluir En Nomina

20/07/2016 Usuario LexaGo

Un trabajador durante el mes realiza gastos que después la empresa le paga.

Por ejemplo , gasta un dinero por estacionar en zona azul cuando este trabajador debe ir a ver un cliente ; o debe ir en tren hasta barcelona para un curso.

Todos estos tickets los guarda y despues la empresa se los abona a final de mes.

¿ Debe la empresa INCLUIRLOS EN NOMINA ?

¿ Cotizan ?

¿ Tributan ?

¿ No es ilógico que el trabajador que ha asumido estos costes vea posteriormente perjudicado su salario neto (porque va a cobrar menos) ?

Gracias

Respuesta de abogado

21/07/2016 LEXA Abogados
Buenos días:

En primer lugar, procede analizar la regulación normativa referente a la cotización y tributación de estos gastos que realiza el trabajador.
En relación con la cotización de estos gastos, debemos tener en cuenta el Real Decreto 637/2014, de 25 de julio, que modifica el artículo 23 del Reglamento de Cotización, y dispone lo siguiente:
2. Únicamente no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:

A) Los gastos de manutención y estancia, así como los gastos de locomoción, cuando correspondan a desplazamientos del trabajador fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, en los términos y en las cuantías siguientes:

a) No se computarán en la base de cotización las cantidades destinadas por el empresario a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del trabajador y del que constituya su residencia, cuando los mismos se hallen exceptuados de gravamen conforme a los apartados 3, 4, 5 y 6 del artículo 9.A) del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, aprobado por el Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo. El exceso sobre los límites señalados en los apartados citados, se computará en la base de cotización a la Seguridad Social. El exceso sobre los límites señalados en el citado artículo 9.B) se computará en la base de cotización a la Seguridad Social.

b) A los mismos efectos de su exclusión en la base de cotización a la Seguridad Social, se consideran gastos de locomoción las cantidades destinadas por el empresario a compensar los gastos del trabajador por sus desplazamientos fuera de la fábrica, taller, oficina o centro habitual de trabajo, para realizarlo en lugar distinto del mismo o diferente municipio.

Los gastos de locomoción, tanto si el empresario los satisface directamente como si resarce de ellos al trabajador, estarán excluidos de la base de cotización en su totalidad cuando se utilicen medios de transporte público, siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente.

De utilizarse otros medios de transporte, estarán excluidos de la base de cotización en los términos y con el alcance establecido en los apartados A).2, 4, 5 y 6 y B) del artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. El exceso sobre las cantidades señaladas en los citados apartados, se incluirá en la base de cotización a la Seguridad Social.

Por tanto, el Reglamento diferencia, a efectos de cotización, entre los gastos de locomoción cuando se utilicen medios de transporte público, y cuando se utilicen otros medios de transporte.

En vuestro caso, estamos ante otros medios de transporte, porque se trata de gastos de zona azul, y de tren. Por tanto, los gastos que comentáis estarán excluidos de la base de cotización, con el alcance establecido en los apartados A).2, 4, 5 y 6 y B), del artículo 9 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

Por ello, debemos acudir al citado Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, que establece lo siguiente:
A . Reglas generales :
1 . A efectos de lo previsto en el artículo 17 . 1.d, de la Ley del Impuesto , quedarán exceptuadas de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites señalados en este artículo .
2 . Asignaciones para gastos de locomoción . Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo , para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes :
a ) Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente .
b ) En otro caso , la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido , siempre que se justifique la realidad del desplazamiento , más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen .(…)


4 . El régimen previsto en los apartados anteriores será también aplicable a las asignaciones para gastos de locomoción , manutención y estancia que perciban los trabajadores contratados específicamente para prestar sus servicios en empresas con centros de trabajo móviles o itinerantes, siempre que aquellas asignaciones correspondan a desplazamientos a municipio distinto del que constituya la residencia habitual del trabajador .

5 . Las cuantías exceptuadas de gravamen en este artículo serán susceptibles de revisión por el Ministro de Economía y Hacienda , en la proporción en que se revisen las dietas de los funcionarios públicos .

6 . Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que excedan de los límites previstos en este artículo estarán sujetas a gravamen.

B . Reglas especiales :
1 . Cuando los gastos de locomoción y manutención no les sean resarcidos específicamente por las empresas a quienes presten sus servicios , los contribuyentes que obtengan rendimientos del trabajo que se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente podrán minorar sus ingresos , para la determinación de sus rendimientos netos , en las siguientes cantidades , siempre que justifiquen la realidad de sus desplazamientos : a ) Por gastos de locomoción : Cuando se utilicen medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente. En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.(…)

En conclusión, en vuestro caso, teniendo en cuenta que el trabajador en sus desplazamientos no utiliza transporte público, quedará exenta de cotización, y tributación la cantidad de 0,19 euros por kilómetro, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento.

Asimismo, en vuestro caso, estará exento de cotización y tributación los gastos de peaje y aparcamiento (entendemos aquí la zona azul), y, respecto al recorrido del desplazamiento, únicamente estará excluida de la base de cotización y exento de tributación, lo correspondiente a 0.19 euros por km recorrido, de tal forma que si el trabajador justifica un viaje en coche de Pamplona a Barcelona, que hay aproximadamente 450 kilómetros, los gastos excluidos de la base de cotización, y exentos de tributación, serán los siguientes:
  • Gastos de peaje, siempre que justifique la realidad del desplazamiento.
  • Gastos de aparcamiento (zona azul), siempre que se justifiquen.
  • 0.19 euros por km recorrido, que da lugar a 85,5 euros.
Del resto de gastos que abonéis, tendremos que ir uno a uno analizando su exención o no de cotización.

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