¿Es obligatorio gestionar los certificados de empresa por Certific@2?

En el momento actual todas las empresas tienen obligación de gestionar el certificado de empresa a través del sistema certific@2.

En primer lugar, debemos hacer referencia a la normativa que regula el envío de datos del certificado de empresa. En este sentido, la Orden TIN/790/2010, de 24 de marzo, regula el envío por las empresas de los datos del certificado de empresa al Servicio Público de Empleo Estatal por medios electrónicos.

Así pues, el artículo 1 de la citada Orden, dispone en su artículo 1, lo siguiente:

1. La presente Orden tiene por objeto establecer la obligatoriedad de uso de medios electrónicos para la remisión de los datos del certificado de empresa al Servicio Público de Empleo Estatal.

2. Estarán obligados a remitir el certificado de empresa por Internet, en su condición de empleadores, cualquier empresa, organización empresarial o asociación, institución o entidad de derecho público, independientemente de su forma jurídica, incluido el empresario persona física, su representante legal y las empresas y profesionales colegiados que en el ejercicio de su actividad profesional gocen de la representación de las empresas en cuyo nombre actúan, que tengan contratados a trabajadores, operen en el territorio nacional y tengan asignado a su CIF o NIF una cuenta de cotización por la Tesorería General de la Seguridad Social, cuando dichos trabajadores finalicen o se suspenda o reduzca su relación laboral, y les comuniquen que van a solicitar las prestaciones por desempleo.

3. Quedan excluidas de la obligación de enviar el certificado de empresa de aquellos trabajadores que, por su actividad fija discontinua o temporal, tengan diversos períodos de actividad o inactividad, o por trabajar habitualmente para la misma empresa, tengan sucesivos contratos temporales dentro del mes, se encuentren en el ámbito de tramitación agrupada o única de prestaciones por desempleo establecida en los apartados 4 y 5 del artículo 13 del Real Decreto 625/1985, de 2 de abril, que desarrolla la Ley 31/1984, de 2 de agosto, de Protección por Desempleo.

4. La remisión por las empresas a través de Internet del certificado de empresa supone el cumplimiento de la obligación de su entrega por los trabajadores al Servicio Público de Empleo Estatal para la tramitación de las prestaciones por desempleo y les exime de la obligación de acompañar dicho documento a la solicitud de prestaciones por desempleo.

5. La aplicación certific@2, será el único sistema válido para la remisión vía Internet de los datos del certificado de empresa de cese, suspensión o reducción de la relación laboral, al Servicio Público de Empleo Estatal.

Por tanto, la citada orden establece que es obligatorio el uso de medios electrónicos para gestionar el certificado de empresa, y dispone que la aplicación certific@2 es el único sistema válido para la remisión vía Internet de los datos del certificado de empresa al Servicio Público de Empleo Estatal.

En cuanto a la pregunta sobre desde cuando es obligatorio, el artículo 5 de dicha Orden establece el plazo de incorporación de las empresas al sistema certific@2 de envío del certificado de empresa. El mencionado artículo 5, dispone lo siguiente:

1. Las empresas y demás sujetos obligados al envío del certificado de empresa al Servicio Público de Empleo Estatal deberán incorporarse al sistema certific@2 para la remisión electrónica de los datos del certificado de empresa, en los términos fijados en la Orden TAS/3261/2006, de 19 de octubre, por la que se regula la comunicación del contenido del certificado de empresa y de otros datos relativos a los períodos de actividad laboral de los trabajadores y el uso de medios telemáticos en relación con aquélla, en los siguientes plazos: a) Las empresas que en la fecha de publicación de la presente Orden tengan 10 o más trabajadores en alta deberán incorporarse al sistema certific@2, en el plazo de los tres meses siguientes a la fecha de la entrada en vigor de esta Orden. b) Las empresas que en la fecha de publicación de la presente Orden tengan menos de 10 trabajadores en alta quedarán transitoriamente exentas de incorporarse al sistema certific@2, en consonancia con lo establecido en la normativa de Seguridad Social sobre el uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el envío de información por las empresas en el ámbito de la Seguridad Social, en tanto no resulten obligadas en ese ámbito. 2. Una vez producida la incorporación de una empresa a certific@2 se debe mantener de forma obligatoria en el uso del sistema con independencia del número de trabajadores. 3. El Servicio Público de Empleo Estatal podrá ampliar los plazos fijados en esta disposición, para la incorporación efectiva al sistema certific@2, con carácter excepcional y transitorio, en atención al tamaño de la empresa o la naturaleza del sujeto responsable, o circunstancias especiales.

Además, cabe señalar que la Orden ESS/484/2013, de 26 de marzo, suprime la exención transitoria de envío del certificado de empresa prevista en el art. 5.1.b, de la Orden TIN/790/2010, para empresas con menos de 10 trabajadores.

En este sentido, tras esta supresión, se han llegado a imponer sanciones a las empresas por parte de la Inspección de Trabajo por no presentar por medios telemáticos el certificado de empresa.

Por tanto, las empresas con más de 10 trabajadores tienen la obligación de incorporarse al sistema certific@2 en el plazo de 3 meses siguientes a la fecha de entrada en vigor, es decir, en 3 meses desde marzo de 2010.

Además, en el caso de empresas de menos de 10 trabajadores, tienen la obligación de incorporarse al sistema certific@2 a partir de la entrada en vigor de marzo de 2013, ya que la citada Orden de 26 de marzo suprimió la exención de envío del certificado de empresa para éstas empresas.