2023-02-05 18:52:48

Solicitud De Redacción De Modelo De Clausula De Cesión De Datos De Carácter Personal, Para Cumplir Con La Lopd

Buenos días: Para demostrar el cumplimiento de nuestras obligaciones como contratista, el empresario principal, nos exige la entrega de las nóminas, los Contratos de trabajo, parte de alta en la Seguridad Social, y los TC2 mensuales de los trabajadores subcontratados. El problema surge porque no tenemos previsto en los contratos de trabajo antiguos ninguna cláusula de cesión de datos que exige la LOPA en este sentido que nos ampare, y quisieramos resolverlo para su cumplimiento así como incorporarla en los nuevos contratos, para que quede claro el consentimiento. ¿Cual sería la redacción idónea de esta clásula, para no incurrir en responsabilidad? En el caso de los antiguos ya dados de alta ¿Si se negaran a su firma que deberíamos hacer?.
Con gracias anticipadas.

 22/08/2011 Usuario LEXA Online

Respuesta de abogado:

 23/08/2011 LEXA Abogados
Buenas tardes,

Primeramente debemos decir que estamos plenamente conformes con la respuesta dada por el usuario 28 ya que las obligaciones derivadas de la LOPD son bastante claras y no dan margen para ser interpretadas.

No obstante, y atendiendo a lo que comentáis en la pregunta, entendemos que la situación de la que partimos es que el empresario principal, os está solicitando un documentación de vuestros trabajadores de la que, por el momento, carecéis de permiso para poder entregar.

A este respecto cabe considerar que, por una parte, la Agencia de Protección de datos considera ilícito y desproporcionado el traspaso de la información que contienen los documentos con relación a los trabajadores. Se considera que los documentos TC2, nóminas o partes médicos, contienen datos personales de los trabajadores, y por lo tanto, de acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos, este tipo de información sólo es transmisible previo consentimiento expreso del trabajador o por razones de interés general.

Por ello, y como solución inmediata a este tema, debe interpretarse que la entrega por parte de la empresa de los referidos documentos de cotización, omitiendo los datos personales relativos a los trabajadores, es decir, eliminando los nombres de los trabajadores, no vulnera la mencionada Ley Orgánica 15/ 1.999 de Protección de Datos. Así se establece en el artículo 11.6 de la Ley Orgánica de Protección de Datos, que dice que si la cesión de datos se realiza PREVIO PROCEDIMIENTO DE DISOCIACIÓN, no será aplicable las normas regulares sobre prohibición de datos de carácter personal, ya que en tal caso no se identifica a la persona afectada (en este caso, a los trabajadores).

Una vez solventada esta primera situación, y en aras de dar una solución de fondo a este tema, deberéis incluir una cláusula en los contratos por la cual los trabajadores den su consentimiento para que podáis hacer uso de dicha información.

Primeramente, y atendiendo a lo establecido en la Ley Orgánica 15/1.999 de Protección de Datos, la cláusula que nosotros solemos introducir en los nuevos contratos es la siguiente:

Se informa que sus datos personales se incluirán en un fichero automatizado, cuyo responsable titular es_______ sito en____ y cuya finalidad es____( generalmente tendrán la finalidad de “Gestión de personal y nóminas”). Sobre este fichero, todo empleado podrá ejercer su derecho de consulta cancelación y rectificación, conforme lo establecido en el artículo 5 de la LOPD, dirigiéndose a la Dirección de Recursos Humanos de esta empresa.”

En segundo lugar, y para aquellos contratos que ya se encuentran firmados, la solución más apropiada sería la realización de una cláusula adicional a este contrato para que fuese firmado por cada uno de los trabajadores afectados e incorporada con posterioridad al contrato. A este respecto, cabe matizar que, cada trabajador deberá mostrar su consentimiento a la incorporación de su información en el fichero.

La redacción de esta cláusula podría ser la siguiente:

La Dirección de la empresa, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica 15/1.999 de Protección de Datos, le comunica que toda la información de carácter laboral proveniente de su contratación, así como toda aquella que nos haya comunicado a lo largo de la vigencia de su contrato, va a ser almacenada en un fichero automatizado cuyo responsable titular es_______ sito en____ y cuya finalidad es____ (generalmente tendrán la finalidad de “Gestión de personal y nóminas”). Sobre este fichero, todo empleado podrá ejercer su derecho de consulta cancelación y rectificación, conforme lo establecido en el artículo 5 de la LOPD, dirigiéndose a la Dirección de Recursos Humanos de esta empresa.

No obstante, si alguno de los trabajadores mostrase su disconformidad a que dicha información fuese utilizada por la empresa, la única solución sería eliminar de la información concerniente a dicho trabajador, todos aquellos datos que permitiesen identificarlo, o vincular la mencionada documentación con el mismo.

De esta forma, según el artículo 12.1 de la Ley Orgánica de Protección de Datos, no se considera comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho ACCESO SEA NECESARIO para la prestación de un servicio al Responsable del Tratamiento de los Datos (en este caso, a vosotros). Por ello, con la citada cláusula podréis ceder a los efectos del artículo 12 de la LOPD los datos de los trabajadores.

Esperamos haberos servido de ayuda.

Un saludo.

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