2022-10-07 00:45:15

Firma Electrónica Para Firmar Y Intercambiar Documentación Laboral Con El Trabajador

Buenos días,


Estamos interesados en implementar en nuestro despacho un servicio mediante el cual, nuestras empresas clientes y sus trabajadores puedan intercambiar y firmar documentación de índole laboral (contratos, nóminas, certificados, comunicaciones, etc) de forma totalmente digital.

Una empresa proveedora nos ofrece un servicio mediante el cual los trabajadores podrían recibir vía email esta documentación, y realizar la firma de esos documentos a través de un tercero de confianza (el proveedor).

Nos informan que la firma por los trabajadores sería Firma electrónica AVANZADA: Firma electrónica que cumple con los requisitos establecidos en el Artículo 26 del Reglamento (UE) Nº 910/2014.

Tras realizar una búsqueda exhaustiva por internet, encontramos que existen diversos proveedores de servicios similares, y que todos utilizan la firma electrónica AVANZADA, asegurando su plena validez, incluso en caso de juicio.

Leemos en la consulta de LexaOnline "FIRMA DIGITAL PARA DOCUMENTOS RRHH (05/04/2020)" que al parecer, la única firma válida para este supuesto es la Firma electrónica CUALIFICADA.

Queremos entender esta divergencia de opiniones, ¿Se trata acaso de una cuestión niveles o grados de seguridad y confianza?, De forma análoga al nivel de confianza descendente que otorga una comunicación a un trabajador: Por escrito y con testigos > burofax con acuse > mensaje de whatsapp > verbal y sin testigos, etc... todos son válidos, pero cada uno otorga un nivel de seguridad para las partes diferente.


 31/12/2021 Usuario LEXA Online

Respuesta de despacho:

 05/01/2022 LEXA Abogados
Buenos días,

Con relación a la posibilidad de firmar un contrato de trabajo con la firma electrónica avanzada, en lugar de hacerlo con la firma electrónica reconocida o cualificada, hemos de señalar lo siguiente: por un lado, tal y como se señala en la consulta a la que hace referencia, la DGE, en su consulta de 20 de febrero de 2017, señala que la firma electrónica reconocida es la única firma equiparable a la firma manuscrita y, por tanto, es un medio alternativo a la firma en papel, aunque no descarta la utilización de medios informáticos y electrónicos que sean totalmente seguros y no puedan ser objeto de manipulación o distorsión. En otras palabras, no limita la posibilidad de firmar un contrato de trabajo de forma electrónica únicamente a la firma electrónica reconocida o cualificada. En este mismo sentido, la citada sentencia del Juzgado de lo Social nº 3 de Pamplona, de 31 de marzo de 2017, se limita a negar la validez y eficacia de la firma escaneada, inclinándose en favor de la firma electrónica reconocida como el medio más fiable (dentro de las firmas electrónicas) al estar esta equiparada a la firma manuscrita, pero no niega la eficacia de la firma electrónica avanzada. Por otro lado, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 25 del Reglamento (UE) Nº 910/2014, de 23 de julio de 2014, no se pueden denegar los efectos jurídicos ni la admisibilidad como prueba en un procedimiento judicial a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o por no cumplir con los requisitos de la firma electrónica cualificada. De este modo, cumpliendo con los requisitos previstos en el artículo 26 del Reglamento (UE) Nº 910/2014 para que la firma electrónica sea considerada firma electrónica avanzada, entendemos que es posible firmar documentación de índole laboral mediante firma electrónica avanzada, si bien solamente la firma electrónica reconocida o cualificada tendrá el mismo valor que la firma manuscrita. Por ello, el sistema que plantea es perfectamente útil, en tanto que se vincule a la parte firmante de forma exclusiva y permita reconocer la identidad del firmante.

Esperamos haber resuelto su consulta. Llámenos si necesita cualquier aclaración. Reciba un cordial saludo.


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    Joaquín Castiella Sánchez-Ostiz
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    Socio director de Grupo LEXA. Colegiado en el Muy Ilustre Colegio de Abogados de Pamplona
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    Licenciada en Derecho por la Universidad de Navarra
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